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A quel prix avoir un logiciel de gestion des congés ?

De plus en plus présent dans les entreprises, le logiciel de gestion des congés devient indispensable puisqu’il facilite de nombreuses procédures RH, et fait gagner un temps considérable aux entreprises. La dématérialisation des tâches a connu un grand succès ces dernières années, et de nombreux logiciels ont étés créés à l’issu des besoins des organisations publiques et privées. Ainsi, le logiciel de gestion des congés permet de donner une meilleure visibilité sur le planning des employés, de simplifier les tâches RH dont le processus des demandes et confirmations de congés, et de faire gagner beaucoup de temps à l’entreprise.

L’intérêt d’un logiciel de gestion des congés

Etant devenu essentiel pour les grandes entreprises, il est évident que le logiciel de gestion des congés apporte une précieuse aide concernant l’administration des absences des employés. On vous explique ici tout ce que cet outil peut apporter au service des ressources humaines, afin que vous ayez une idée sur son utilité, mais aussi de savoir si cela en vaut en le coup de lui consacrer un budget puisque ce dernier représente un investissement.

Assurer une bonne gestion du temps

Le logiciel de gestion des absences et des congés a été spécialement conçu pour les organisations qui cherchent à dématérialiser les procédures administratives, particulièrement pour la validation des demandes d’absences et congés de son équipe. Le plus avantageux, c’est que le logiciel permet de contrôler efficacement et d’avoir une meilleure visibilité des absences en toute facilité, et de réussir à mieux gérer les salaires en conséquent. Ses fonctionnalités permettent ainsi de faire de cet outil un élément indispensable aux grandes entités.

Il existe actuellement de multiples logiciels capables d’assurer les fonctions de gestions de congés. Voici les principales tâches que peuvent réaliser ces derniers :

  • L’élaboration de plannings qui contiennent les taux de présences et d’absence des employés par périodes;
  • l’assistance des soldes de congés du moment;
  • l’envoi des fichiers vers le service de comptabilité;
  • l’organisation prévisionnelle des congés payés.

Quels critères pour choisir son logiciel de gestion des congés ?

Avant de choisir un logiciel RH, il est d’abord indispensable de vous renseigner sur les fonctionnalités que ce dernier propose, et surtout de savoir si ce dernier répond aux attentes de votre service ressources humaines. Afin de vous aider à faire le bon choix, on vous cite ici les principaux éléments à prendre en considération :

  • Le nombre de personnes qui utiliseront le logiciel;
  • la taille de votre entreprise ; le nombre d’employés;
  • le budget que vous êtes prêt à consacrer pour le logiciel;
  • le besoin de consultation du planning des congés;
  • les interconnexions nécessaires pour votre gestion RH;
  • l’ergonomie du logiciel.

Les tarifs des logiciels de gestion des congés

Tout d’abord, vous devez savoir qu’il existe des logiciels gratuits, et d’autres payants. On vous donne ici un petit aperçu des deux catégories.

Les logiciels gratuits pour la gestion des congés

Dans le cas où vous souhaitez vivement disposer d’un logiciel pour vous aider un gérer les congés et à gagner un temps précieux, mais que vous n’avez cependant pas le budget nécessaire, sachez qu’il existe de multiples outils gratuits en ligne capables de vous apporter toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin. On vous donne l’exemple de Jorani et PhpMyLab qui sont des logiciels open source, et qui vous aideront à effectuer efficacement certaines tâches RH.

Cependant, les logiciels gratuits représentent quelques limites. L’utilisation d’un outil pour votre gestion RH n’est pas une chose à négliger puisque cela peut affecter considérablement l’activité de votre entreprise. Il est nécessaire d’envisager une utilisation à long termes et donc de choisir l’outil qui vous convienne parfaitement. Ainsi, si vous pensez à opter pour un outil gratuit, sachez que ces derniers peuvent être contraignants car ils représentent les limites suivantes :

  • Un périmètre limité quant à leurs fonctionnalités;
  • des options complémentaires payantes;
  • aucune explication sur l’hébergement de vos fichiers, ce n’est donc pas très fiable pour la sécurité des données d’une entreprise.

Les logiciels payants

Concernant les logiciels payants, il existe également de nombreuses solutions pour la gestion des congés. Pour les tarifs, la moyenne est de 2 € par collaborateur et par mois, comme pour les logiciels Lucca et Azuneed. Le prix dépend donc du nombre d’utilisateurs de votre entreprise.

Il existe également des logiciels qui proposent plus de fonctionnalités, et qui présentent des tarifs plus élevés. Le prix varie ainsi selon les points suivants :

  • Le nombre d’utilisateurs;
  • les fonctionnalités du logiciel.

Des congés payés ou sans solde ?

Avec votre logiciel utilisé souvent par le service des ressources humaines, vous devez bien sûr être en mesure de confronter les congés. Certains sont intégrés dans le cadre du contrat d’un CDI ou d’un CDD. En effet, les salariés peuvent avoir 2.5 jours par mois en fonction de leur temps de travail. Cela représente 30 jours pour une année complète de travail avec un temps plein que ce soit avec un contrat à durée déterminée ou indéterminée. Par conséquent, le salarié reçoit tout de même son salaire.

  • Le logiciel qu’il soit payant ou gratuit peut clairement calculer les congés en fonction du quota qui reste.
  • Par contre, les congés sans solde ne sont pas pris en compte avec les congés payés, mais ce ne sont pas forcément des absences.
  • L’employé décidé de partir pendant quelques jours, ils conservent son travail et son contrat, mais ces congés ne seront pas payés.

Il faut dans un premier temps discuter avec l’employeur pour savoir s’il peut accepter ou non ces congés sans solde qu’il faudra ensuite renseigner dans le logiciel. En effet, ce dernier permettra de calculer la rémunération du mois en fonction de la présence alors que le salaire n’est pas diminué avec des congés payés.

Combien de jours sont attribués pour des congés payés ?

Les vacances sont importantes pour les Français et, contrairement à certains pays, ils bénéficient d’un quota assez sympathique. En effet, le Code du travail mentionne ce calcul qui permet d’avoir 30 jours ouvrables si vous avez travaillé une année complète pour le même employeur. Vous aurez alors le droit avec un temps plein par exemple que ce soit en CDD ou en CDI, voire avec un contrat d’intérim à 2.5 jours par journée de travail complète.

  • Cela représente 5 semaines dans l’année que vous pouvez programmer comme vous le souhaitez en fonction de vos préférences.
  • Si certains réservent trois semaines en été et deux semaines en hiver pour le ski, d’autres peuvent répartir quelques jours dans l’année.

Le nombre de congés payés est assez facile à obtenir puisque vous devez multiplier les 2.5 par le nombre de mois que vous aurez pu travailler. Attention, il faut un travail complet, cela permet donc de débloquer le quota maximal. De ce fait, pour 5 mois, vous aurez 12.5 jours, ce chiffre est arrondi à 13 jours comme le souhaite le Code du travail français. Vous savez désormais que le calcul n’est pas si complexe à réaliser, il s’agit d’une simple multiplication.

Le logiciel pour la gestion des congés est indispensable

Vous avez tendance à collaborer avec de nombreux professionnels au sein de votre entreprise. Vous ne pouvez donc pas noter un par un tous les congés, c’est pour cette raison que le logiciel est incontournable.

  • En termes de prix, il dépend forcément des fonctionnalités, mais certains sont gratuits, ils restent par contre limités par rapport aux avantages.
  • Certains peuvent être facturés à l’année comme des logiciels classiques ou au mois.

Dans tous les cas, dès que votre entreprise commence à prendre de l’ampleur, sachez que le logiciel pour la gestion des congés est incontournable.

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